Kunci Sukses Pengembangan Sistem Informasi | Kampus STAN

Tulisan mengenai Pengembangan Sistem Informasi
(Tugas Audit Sistem Informasi D4 STAN)

Oleh: Rheza Afrian Pratama - D4 STAN Akuntansi

Akusisi, pengembangan, implementasi dan pemeliharaan sistem informasi adalah sebuah kesatuan proses dalam penyelenggaraan sistem informasi pada sebuah organisasi. Proses ini memberikan dampak pada munculnya permintaan terhadap sumber daya yang dimiliki organisasi, seperti keuangan, manusia, dan juga sumber teknologi informasi lainnya. Hal penting yang perlu diperhatikan oleh sebuah organisasi adalah memastikan kualitas masing-masing tahapan dalam penerapan sebuah sistem di organisasi. Sebelum melakukan akuisisi, pengembangan, implementasi dan pemeliharaan sistem informasi, organisasi harus menyusun sebuah perencanaan yang baik dan berlapis karena perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan ekternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).
Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang akan dijalankan untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan-tujuan organisasi di waktu yang akan datang. Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.

Dibandingkan akusisi, implementasi dan pemeliharaan sistem informasi, proses pengembangan adalah proses yang paling menyita dan menyerap banyak sumber daya sebuah organisasi, karena itulah proses pengembangan perlu diberikan perhatian khusus karena merupakan proses penting dalam penerapan sistem informasi dibandingkan proses lainnya. Pengembangan dari dalam organisasi sendiri lebih banyak dipilih oleh organisasi yang besar karena sistem yang dikembangkan sendiri itu lebih mudah dilakukan pemeliharaannya dan lebih mudah untuk dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan organisasi yang mungkin sewaktu-waktu berubah. Ketergantungan pada vendor juga dapat dikurangi dengan mengembangkan sistem secara mandiri. Walaupun proses pengembangan sistem secara mandiri memiliki beberapa keunggulan, pengembangan juga akan menemukan beberapa risiko yang tentunya memiliki beberapa kunci sukses dalam penanganan risiko-risiko tersebut, diantaranya:

1. Kualitas buruk dari sistem aplikasi yang diluncurkan karena kurang cocoknya dengan sistem dan infrastruktur terdahulu dan kurang user friendly. Adapun kunci suskses penanganannya adalah dengan menjelaskan secara rinci dan jelas tentang technical requirement pada saat proses pengembangan akan dilakukan serta mengajak secara aktif end user untuk memberikan masukan pada sistem yang akan dikembangakan.
2. Sistem data dan program dihadapkan pada error seperti proses sistem yang tidak akurat, proses transaksi yang tidak selesai, penyimpanan data yang salah, dan tidak berjalannya audit trail. Adapun kunci sukses penanganannya adalah dengan melakukan test plan and strategy secara komprehensif serta menyiapkan prosedur perubahan program untuk melakukan perbaikan sistem.
3. Sistem mungkin saja tidak berjalan sesuai yang diharapkan karena kurangnya pelatihan pengguna dan kurang baiknya prosedural penggunaan. Adapun penanganan pada risiko ini adalah dengan melakukan post-implementation evaluation dan memperbaiki proses manajemen terutama penanganan keahlian end-user.
4. Munculnya biaya yang lebih tinggi dari yang dianggarkan dan lewat batas waktu pengembangan. Adapun penanganan risiko ini adalah dengan melakukan kontrol terbaik pada project management.

Intisari dari berbagai risiko yang telah disebutkan di atas pada dasarnya adalah risiko-risiko yang muncul karena kurang baiknya proses perencanaan yang disiapkan oleh manajemen. Perencanaan yang baik sangat penting dalam pengembangan sistem, kesalahan implementasi sistem bahkan akuisisi sistem juga bergantung pada konsep pengembangan sistem yang berawal dari perencanaan.

Di lingkungan sektor publik, khususnya di Kementerian Keuangan, penerapan pengembangan sistem yang murni dikembangkan secara mandiri tidak terlalu banyak dilakukan, hanya beberapa sistem aplikasi kecil untuk kegiatan teknis tertentu yang dikembangkan secara mandiri oleh beberapa organisasi di lingkungan Kementerian Keuangan. Sistem informasi besar seperti SPAN di Direktorat Jenderal Perbendaharaan ataupun proyek SIDJP di Direktorat Jenderal Pajak harus melalui proses pengembangan dengan didampingi oleh vendor IT tertentu. Pendampingan oleh vendor yang memiliki tingkat keahlian pengembangan IT yang lebih baik dan professional kiranya sudah baik dilakukan mengingat masih terbatasnya sumber daya IT yang dimiliki oleh Kementerian Keuangan, yang perlu diperhatikan untuk mencapai kesuksesan dalam pengembangan IT di lingkungan Kementerian Keuangan adalah perlunya tingkat ketelitian dalam menyusun sistem requirement yang selaras dengan tujuan organisasi Kementerian Keuangan itu sendiri. Pengadaan system informasi yang dijalankan oleh Kementerian Keuangan selalu berdasar pada proses pelelangan barang dan jasa pada umumnya, yang di dalam proses pengembangannya memadukan antara sumber daya IT vendor dan juga dari pihak Kementerian Keuangan, ini lebih mengarah pada sifat akuisisi namun dengan sistem partnership yang saling control agar sistem informasi yang diinginkan organisasi sesuai dengan spesifikasi yang diminta.

Dari paparan di atas dapat disimpulkan bahwa proses pengembangan sistem informasi adalah hal penting yang perlu diberikan perhatian khusus oleh sebuah organisasi dengan mengingat bahwa berbagai kendala yang mungkin muncul pada proses setelah pengembangan itu terjadi dikarenakan kurang baiknya proses perencanaan yang ada pada tahap pengembangan. Perencanaan adalah hal penting, perlu dibentuk berbagai model perencanaan dari tahap system requirement sampai dengan perencanaan implementasi sistem.