Analisis Kasus pada Haengbok Bancorp - Sistem Pengendalian Manajemen | Kampus STAN

Overview Singkat Haengbok Bancorp

Haengbok Bancorp merupakan salah satu bank nasional berskala kecil dari Korea. Haengbok Bancorp membuka cabang luar negerinya di New York untuk memberikan dukungan yang lebih baik pada nasabahnya di korea, juga menghasilkan bisnis tambahan dari Amerika Serikat dengan kepemilikan Korea, dan berusaha terus mengikuti trend bisnis perbankan di skala internasional secara cepat.

Sebagian besar nasabahnya adalah pengusaha kecil menengah yang memiliki beberapa operasi internasional. Cabang di New York ini merupakan operasi bisnis grosir dimana tujuannya adalah untuk meminjamkan dolar Amerik Serikat kepada perusahaan Korea atau Amerika Serikat.

Cabang ini dipimpin oleh Hyun Ki Kim, yaitu seorang manajer akun Haengbok berpengalaman dari Korea. Kim merekrut lima manajer akun berpengalaman dengan catatan sukses di industri perbankan untuk membantunya mengelola bank ini. Kim sangat sadar bahwa lima manajer ini memiliki latar belakang yang berbeda dan memiliki keahlian di industri tertentu, dan Kim mempercayakan mereka untuk melakukan identifikasi calon nasabah dan membagi pekerjaan berdasarkan lokasi geografis yang mungkin tidak dkuasai oleh manajer. Kim berpikir bahwa manajer akun dapat melakukan analisis pinjaman dengan cara mereka masing-masing selama menghasilkan kesepakatan pinjaman yang baik.

Untuk keperluan pengawasan dan insentif, Kim menetapkan setiap manajer akun sebagai pusat laba mini. Pusat laba mereka akan dikreditkan dengan bunga atas pinjaman yang diinisiasii dan mereka dibebankan oleh biaya yang terjadi. Selain gaji pokok(masih di bawah rata-rata pasar) manajer akun akan mendapatkan insentif bonus 10% dari laba total yang dihasilkan dalam pusat laba mini mereka setiap tahun. Manajer akun tidak dihukum atas kerugian total yang mungkin terjadi, namun kerugian berkepanjangan tidak akan ditoleransi. Bonus ini kemudian akan dibayarkan tunai setiap akhir tahun fiskal.

       Permasalahan

Ada sebuah permasalahan yang muncul selama operasi Haengbok Bancorp di New York. Jae yang merupakan salah seorang manajer akun menyerahkan permohonan pinjaman sebesar $11 juta selama 7 tahun dari Far East Trading Corporation (FETC).  Berdasarkan penilaian Jae, FETC adalah perusahaan yang memiliki prospek baik di sektor bisnisnya dengan manajemen yang mumpuni. Dari penilaian tersebut Jae yakin kesepakatan pinjaman dana sebesar $11 juta dengan FETC adalah hal yang sangat baik dan menguntungkan perusahaan. Komite kredit cabang yang menerima permohonan peminjaman tersebut langsung menyetujui permohonan tersebut karena mereka percaya pada kemampuan analisis Jae yang baik.

            Oleh karena besar pinjaman melebihi $5 juta, maka aplikasi tersebut tidak hanya disetujui oleh komite kredit cabang namun juga harus mendapat persetujuan dari komite kredit korporasi di Seoul. Dengan rapat yang dilakukan melalui telepon, tidak disangka bahwa komite kredit korporasi menolak permohonan pinjaman tersebut karena mendengar bahwa FETC terlibat dalam beberapa perselisihan transfer pricing dengan otoritas pajak.

 Analisis Ancaman dan Peluang Perusahaan

a.      Ancaman

Haengbok Bancorp menghadapi tantangan dari para pesaingnya yaitu Bank Amerika  yang juga mengejar nasabah yang berkewarganegaraan Korea

b.      Peluang

Masih banyaknya bisnis kecil yang mengalami kesulitan untuk memperoleh modal akibat krisis keuangan. Selain itu, New York merupakan pusat uang terbesar di Amerika Serikat serta memiliki konsentrasi bisnis kepemilikan dan berorientasi Korea yang cukup tinggi

Prosedur Persetujuan Pinjaman

Ada beberapa prosedur umum yang harus dilakukan dalam rangka persetujuan pinjaman yang diajukan oleh calon peminjam, diantaranya:

·           < $1 juta, disetujui oleh Mr. Kim

·           > $1 juta, disetujui oleh Komite Kredit cabang

·           > $5 juta, disetujui oleh Komite Kredit perusahaan Haengbok Bancorp yang berbasis di Seoul

Selain prosedur umum tersebut, setiap permohonan pinjaman akan dilakukan penilaian melalui akun manajer sebelum disetujui oleh pihak yang berwenang. Kelebihan dari prosedur tersebut adalah adanya persetujuan ganda untuk mengurangi resiko pinjaman dan dapat mengakumulasi informasi tentang tren perbankan dunia. Adapun Kekurangannya adalah:

·           Memakan waktu, membutuhkan waktu yang lama untuk persetujuan

·           Masalah independensi, terdapat 2 Manajer Akun dalam Komite

·           Kurangnya keterlibatan Manajer Akun Cabang: Kantor Pusat mungkin tidak mengetahui kondisi pasar AS dan membuat kebijakan yang salah

Analisis Kontrol

a.      Action Control

Dalam Membuat Paket Pengajuan Pinjaman diperlukan deskripsi mengenai informasi klien dan bisnis klien, siapa piihak yang mengajukan pinjaman menggunaan dana pinjaman , jangka waktu pinjaman yang diusulkan, dan analisis resiko pinjaman. Resiko dilihat dari berbagai cara, namun prospek pasar dan laporan keuangan dari klien selalu menjadi bahan pertimbangan utama. Adapun kelebihan dari sistem ini adalah:

·      Mengurangi resiko  kredit : memastikan penilaian proses pengajuan pinjaman telah cukup dilakukan

·      Cara yang efisien dalam koordinasi : Memfasilitasi proses persetujuan pinjaman

·      Membantu menghimpun informasi Pelanggan Korea yang berbasis di Amerika Serikat.

Dan kekurangan yang mungkin ada dari sistem ini adalah kurang spesifiknya standar analisis yang dilakukan manajer akun, hal ini membuka kesempatan manajer akun melakukan analisis yang hanya menguntungkan dirinya sendiri

b.      Result Control

1)     Pusat laba mini

Laba dikreditkan dengan bunga yang diperoleh atas pinjaman yang diajukan dan pembebanan atas biaya yang terjadi ( contoh misalnya: biaya pendanaan pinjaman). Pengukuran dilakukan secara akuntansi atas pengendalian hasil dari pusat laba mini ini. Adapun kelebihan dari sistem ini adalah berusaha untuk mendorong kewirausahaan. Terdapat kebebasan yang komprehensif dalam penggabungan aspek yang berbeda dari kinerja. Selain itu sistem ini juga lebih tepat dan mudah untuk dipahami. Adapun kekurangan dari sistem ini adalah adanya konflik kepentingan antara kepentingan perusahaan dan kepentingan individual pada pusat laba mini.

2)     Bonus kas

Terdapat 10% bonus kas yang diberikan pada manajer akun berdasarkan pada laba dari pusat laba mini. Bonus kas akan didistribusikan segera setelah akhir tahun berakhir, selain itu tidak ada hukuman jika terjadi kerugian, kecuali kerugian yang berkepanjangan. Kelebihan dari sistem bonus ini adalah:

·      Motivasi-Insentif untuk memperbesar pendapatan dan mengecilkan biaya

·      Biaya efektif

·      Sistem bonusnya tepat, objektif, mudah dipahami, dan dapat dikendalikan

Dan kelemahan dari sistem bonus ini adalah:

·      Mendorong manipulasi (memindah atau menggeser laba ke tahun selanjutnya)

·      Mendorong pengambilan resiko

·      Tidak ada atau rendahnya retensi (hak tetap memiliki)

3)     Peninjauan Rutin

Peninjauan rutin dilakukan oleh manajemen, peninjau bank nasional dan auditor eksternal. Kelebihan dari sistem ini adalah adanya Identifikasi potensi masalah (contoh misalnya kondisi penurunan bisnis, pelanggaran perjanjian, dan gagal bayar) yang lebih dini.

c.      Personnel Control

1)     Pembagian Tugas

Penugasan didasarkan pada lokasi geografis. Kim memberi tugas kepada dua manajer akun untuk meningkatkan peluang dengan klien yang prospektif dalam industri yang mereka dapat dari pengalaman mereka sebelumnya. Adapun kelebihan dari sistem pengendalian ini adalah manajer akun lebih konsentrasi pada lokasi yang spesifik serta mereka dapat menggunakan pengalaman mereka sebelumnya untuk mengembangkan industri tertentu.

Kekurangan yang mungkin timbul dari sistem ini adalah adanya konflik dan tumpang tindah tanggung jawab dengan manajer lainnya pada suatu lokasi geografis tertentu.

2)    Perekrutan Pegawai

Dalam proses perekrutan pegawai, Kim merekrut pegawai oleh dirinya sendiri tanpa melalui prosedur standar yang ditetapkan oleh Haengbok Boncorop Pusat. Selain itu, dalam mempekerjakan manajer Kim menetapkan standar manajer yang memiliki track record kesuksesan di tempat manajer tersebut bekerja sebelumnya.

Adapun kelebihan dari pengendalian personil ini adalah:

·      Proses rekrutmen yang efisien

·      Manager berpengalaman di industri perbankan US

·      Orang yang berbeda membawa ide yang baru

Dan kekurangan dari pengendalian ini adalah:

·      Sulit bekerjasama karena gaya manajemen yang berbeda-beda

·      Kurangnya pertimbangan sebelum mempekerjakan pegawai.

d.      Culture Control

Dalam memberikan arahan kepada manajer akun di Bank tersebut, Kim menyampaikan bahwa dia tidak peduli bagaimana manajer mengidentifikasi dan memperbanyak klien mereka selama perjanjian pinjaman yang dihasilkan menguntungkan kedua belah pihak. Adapun kelebihan dari sistem pengendalian ini adalah manajer dapat lebih fleksibel melakukan pekerjaannya sesuai dengan kemampuan mereka. Kekurangan dari sistem ini adalah arahannya kurang spesifik dan mungkin sulit dipahami, seperti apa perjanjian pinjaman/kontrak yang baik dan menguntungkan tersebut.

Dasar Pemikiran Manajemen (Management Philosophy)

a.      Bertujuan pada Hasil

Remunerasi terhubung langsung dengan laba yang dihasilkan. Instruksi yang dibuat Kim selalu berhubungan dengan hasil yang ingin dicapai.

b.      Desentralisasi

Pengendalian tindakan hanya sedikit dan sulit untuk didefinisikan. Hampir tidak ada pengawasan bagaimana pekerjaan mereka dilakukan. Masing-masing manajer bekerja secara sendiri-sendiri seperti bisnis yang terpisah.

·           Kelebihan :

a)     Menyediakan insentif yang lebih banyak kepada account managers.

b)     Membantu mencapai tujuan cabang yakni untuk tumbuh secara cepat.

c)     Meningkatkan potensi masing-masing manager

·         Kekurangan :

a)     Mendorong account managers untuk berani mengambil risiko

b)     Tidak ada komunikasi antara Kim dengan account managers

c)     Tidak ada penyimpanan

d)     Bonus dibayarkan secara cash

e)     Benturan antara kepentingan pribadi dengan kepentingan perusahaan

Saran terhadap Sistem Pengendalian

Kontrol yang didesain oleh Haengbok Bancorp belum sempurna. Meskipun demikian, manajemen menganggap bahwa kontrol yang ada sudah cukup baik untuk kondisi saat ini. Namun, pada kenyataannya sistem kontrol yang telah dibangun masih menimbulkan masalah dan terdapat kekurangan sehingga menghambat tercapainya tujuan dari organisasi. Berdasarkan masalah dan kekurangan yang timbul dari sistem kontrol yang belum sempurna, kami memberikan beberapa saran yang dapat dijadikan pertimbangan Haengbok Bancorp untuk memperbaiki sistem kontrol yang dimilikinya :

a.      Action Control

1)     Permohonan pinjaman

·           Menyusun standar aplikasi pinjaman

Sistem yang digunakan Haengbok Bancorp di Korea dan New York berbeda, sebaiknya Haengbok Bancorp menetapkan standar yang sama antara kedua cabang sehingga dapat diperoleh aplikasi pinjaman dengan kualitas dan prosedur yang sama. Mengingat terdapat batasan mengenai otorisasi atas pinjaman dengan nominal di bawah $1juta, di atas $1 juta, dan di atas $5 juta. Dengan demikian Haengbok Bancorp dapat mengukur aplikasi pinjaman dengan standar yang sama.

·           Instruksi pada komposisi analisis resiko dan dokumen pendukung

Manajer akun yang direkrut merupakan Manajer akun yang berpengalaman dan sukses di Amerika. Namun, mereka memiliki background pengalaman yang bervariasi dan spesifik. Untuk menyeragamkan hasil analisis atas nasabah dari tiap Manajer akun sebaiknya Haengbok Bancorp menetapkan komposisi analisis resiko dan dokumen pendukung yang dibutuhkan. Dengan demikian, kesepakatan pinjaman yang dihasilkan Manajer akun selain hasilnya baik juga memenuhi kriteria yang ditetapkan oleh HAENGBOK Bancorp terkait kemampuan nasabah mengembalikan pinjaman beserta bunganya.

2)     Persetujuan pinjaman

Untuk pinjaman yang diberikan di atas $1 juta, aplikasi pinjaman harus disetujui oleh Komite Kredit Cabang. Komite Kredit Cabang terdiri dari Kim, bendahara dan dua Manajer akun yang paling berpengalaman. Seharusnya komposisi dari Komite Kredit Cabang diubah. Dua Manajer akun yang berpengalaman seharusnya digantikan oleh seorang staf senior yang independen. Manajer akun sebagai pusat laba mini bertanggung jawab dalam menghasilkan profit Haengbok Bancorp melalui penawaran pinjaman kepada klien-klien potensial yang menurut analisis mereka dapat mengembalikan pinjaman yang diberikan. Jika Manajer akun dilibatkan dalam Komite Kredit Cabang dikhawatirkan terjadi kolusi di antara kedua Manajer akun yang paling berpengalaman untuk menyetujui aplikasi pinjaman besar. Karena jika aplikasi pinjaman besar disetujui, maka bonus yang mereka dapatkan akan besar pula. Kedua Manajer akun tersebut kemungkinan mengabaikan analisis resiko mendalam terhadap nasabah atau mungkin membuat aplikasi nasabah yang  sebenarnya tidak potensial dibuat seolah-olah baik hanya untuk mengejar bonus besar jika aplikasi pinjaman disetujui.

b.      Result Control

1)     Pemberian Remunerasi

Gaji pokok yang diberikan masih di bawah rata-rata pasar. Mengingat Manajer akun yang direkrut merupakan Manajer akun berpengalaman. Jika mereka memperoleh penghasilan di bawah standar tempat bekerjanya dulu, akan menciptakan demotivasi dan keinginan untuk pindah ke perusahaan perbankan lain dengan penghasilan yang lebih tinggi. Untuk memotivasi dan mempertahankan Manajer akun yang dimilikinya seharusnya Haengbok Bancorp meningkatkan standar gaji pokok dari Manajer akun. Dengan demikian, penghasilan yang diberikan sekompetitif dengan bank yang sudah mumpuni.

2)     Pemberian bonus

Untuk meningkatkan kesejahteraan dan mengapresiasi prestasi kinerja dari  tersebut diberikan dalam bentuk uang tunai pada akhir tahun fiskal. Sebaiknya bonus tidak diberikan seluruhnya dalam bentuk uang tunai. Sebagian bonus yang diberikan dapat diubah menjadi saham. Dengan kepemilikan saham, Manajer akun akan merasa ikut memiliki perusahaan. Mereka akan berusaha meningkatkan nilai perusahaan dengan meningkatkan laba melalui mini profit center. Selain target jangka pendek yang mereka kejar untuk mendapat bonus, mereka juga akan memperhatikan target jangka panjang perusahaan agar mereka juga memperoleh dividen atas saham yang mereka miliki.

3)     Tidak ada penalti atas kerugian

Manajer akun tidak dibebankan atas kerugian total yang di alami perusahaan. Namun, jika perusahaan rugi, maka mereka juga tidak mendapatkan bonus. Hal tersebut sudah merupakan penalti bagi mereka. Tidak tercapainya target laba disebabkan persaingan yang ketat di antara bank-bank Korea yang ada di Amerika Serikat. Promo-promo yang diberikan bank lain yang lebih dulu mumpuni, membuat Haengbok Bancorp kehilangan nasabah potensial yang menjadi sumber pendapatan Haengbok Bancorp.

c.      Culture Control

1)     Menetapkan tujuan lima tahunan untuk seluruh cabang

Sebagai bank yang baru berkembang Haengbok Bancorp sebaiknya menetapkan target lima tahunan yang ingin dicapai. Sehingga visi perusahaan ke depan dapat diketahui oleh seluruh pegawai. Misalnya menguasai pangsa pasar tertentu pada sektor bank. Jika tujuan organisasi telah diketahui dan disampaikan kepada setiap karyawan akan meningkatkan rasa memiliki perusahaan sehingga mereka berusaha maksimal dalam mewujudkannya.

2)     Menetapkan tujuan jangka pendek bagi setiap Manajer akun

Manajer akun dibagi ke dalam industri spesifik sesuai dengan keahliannya. Haengbok Bancorp menyampaikan tujuan jangka pendek bagi tiap Manajer akun untuk memperoleh pangsa pasar di tiap industri yang menjadi tanggung jawabnya. Pencapaian tujuan jangka pendek tersebut juga digunakan sebagai dasar untuk pemberian bonus. Sehingga memotivasi mereka untuk bekerja lebih keras

Masalah Pembatalan Permohonan  Pinjaman FETC

a.      Latar belakang aplikasi peminjaman yang ditolak

Berdasarkan aplikasi pinjaman Far East Trading Corporation (FETC), informasi yang diperoleh adalah FETC memiliki aktivitas bisnis yang signifikan di Korea. Biaya pinjaman termasuk bunga variabel 5% di atas bunga pinjaman awal. Pinjaman yang diajukan dijaminkan dengan persediaan. FETC memiliki sejarah bisnis yang baik. Bahka, pada masa resesi mereka menemukan peluang bisnis yang baik. Dengan demikian, Jae sebagai Manajer akun yang berpengalaman menilai bahwa aplikasi pinjaman tersebut berisiko rendah.

b.      Persyaratan aplikasi peminjaman

Komite Kredit Cabang menyutujui aplikasi pinjaman FETC berdasarkan penilaian Jae. Jae juga telah mempersiapkan aplikasi pinjaman FETC dengan baik. Namun, karena FETC mengajukan pinjaman lebih dari $5juta yaitu sebesar $11juta, maka aplikasi pinjaman yang telah disetujui oleh Komite Kredit Cabang juga harus disetujui oleh Komite Kredit perusahaan di Seoul. Sebagai Manajer akun yang menilai aplikasi pinjaman FETC, Jae dilibatkan dalam rapat yang diadakan Komite Kredit perusahaan untuk menentukan aplikasi pinjaman disetujui atau tidak.

c.      Situasi Penolakan pada Permohonan Pinjaman

Komite kredit perusahaan di Seoul menolak permohonan pinjaman FETC dengan dasar dugaan bahwa FETC terlibat permasalahan pajak terkait transfer pricing dan masih dalam penanganan otoritas pajak setempat. Informasi ini masih belum terkonfirmasi, namun dengan yakin komite kredit perusahaan menolak permohonan pinjaman FETC

d.      Masalah pada Komite Kredit Cabang

·      Persetujuan pinjaman dipercayakan penuh pada penilaian manajer akuntansi

Komite kredit cabang mempercayakan secara penuh penilaian Jae sebagai manajer akuntansi dengan alasan bahwa Jae merupakan manajer akuntansi yang profesional dan memiliki kemampuan tinggi berdasarkan pengalamannya di beberapa Bank sebelumnya.

·      Tidak ada peninjauan lebih lanjut pada permohonan pinjaman

Komite kredit cabang tidak meneliti lebih lanjut permohonan FETC sebesar $11 juta, tidak ada peninjauan apakah perusahaan tersebut memiliki masalah hukum tertentu.

·      Gagalnya usaha untuk membuka informasi informasi penting dari FETC

Komite audit cabang tidak mengeluarkan usaha lebih untuk mencari informasi lebih dalam mengenai FETC

·      Hilangnya fungsi check and balance

Disini tidak ada fungsi check and balance antara manajer akun dan komite kredit cabang, tidak ada pemeriksaan ulang atas hasil penilaian Jae terhadap permohonan pinjaman FETC                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

e.      Masalah pada Komite Kredit Perusahaan (Seoul)

·      Menolak permohonan dengan dasar dugaan yang belum terkonfirmasi

Informasi mengenai permasalahan pajak yang dialami FETC masih berdasarkan informasi yang belum terkonfirmasi. Komite Kredit Perusahaan seharusnya tidak begitu saja mempercayai informasi yang belum jelas kebenarannya.

·      Komunikasi yang kurang baik dan tidak ada kepercayaan

Penolakan Komite Kredit Perusahaan melalui rapat dengan media telepon terhadap pengajuan pinjaman FETC yang dinilai oleh Jae menunjukan bahwa ada komunikasi yang kurang baik antara kantor cabang dan kantor pusat. Selain itu, terlihat ada ketidakpercayaan kantor pusat pada penilaian dan analisis yang dilakukan oleh manajer akun yang ada di cabang

·      Dampak penyelesaian hukum tidak jelas

Penyelesaian masalah hukum pajak yang dialami oleh FETC masih belum jelas dan komite kredit perusahaan hanya melakukan dugaan-dugaan bahwa FETC akan banyak mengalami kerugian beban pajak tanpa melihat lebih dalam dampak hukum pajak yang dialami FETC lebih lanjut.

f.     Efek pada Manajer Akun

Dari kasus permohonan pinjaman FETC yang ditolak ini muncul beberapa efek yang mungkin terjadi pada manajer akun lainnya, diantaranya:

·      Menurunkan moral manajer akun

Keyakinan prospek pada pinjaman yang sudah dinilai secara maksimal oleh manajer dipatahkan oleh komite kredit perusahaan. Hal ini akan menyebabkan penurunan moral dari manajer akun. Mungkin saja manajer akun berpikir bahwa sebaik apapun penilaian pada suatu permohonan pinjaman yang baik pasti akan ditolak oleh komite kredit perusahaan.

·      Menghindari pengajuan pinjaman di atas $5 juta

Dengan perlu campur tangannya komite kredit perusahaan pada pinjaman di atas $5 juta, maka manajer akun akan berusaha menghindari permohonan pinjaman di atas $5 juta. Hal ini terjadi karena manajer akun merasa permohonan tersebut pada akhirnya akan ditolak oleh komite kredit perusahaan.

Solusi atas Masalah FETC

·         Melakukan review pengajuan pinjaman melalui komite kredit cabang berdasarkan panduan dan syarat yang sesuai untuk memastikan kecukupan informasi sebagai dasar analisis yang baik

·         Menciptakan sebuah sistem penilaian ulang untuk pinjaman yang ditolak. Informasi yang menjadi dasar penolakan komite kredit perusahaan mungkin saja kurang terpercaya dan membuat keputusan penolakan menjadi kurang tepat.

·         Komunikasi yang efektif perlu dibangun antara komite kredit perusahaan dan komite kredit cabang. Untuk pinjaman di atas $5 juta harus mempertemukan seluruh pemangku kepentingan seperti Komite kredit pusat, komite kredit cabang, dan manajer akuntansi